Como fazer reuniões produtivas

como_fazer_reuniões_produtivasUm dos maiores motivos para o fracasso da produtividade coletiva do mundo corporativo atualmente é, sem dúvida, o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas. Muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse problema que, além de atrapalhar o bom desempenho de sua equipe, leva a muitos gastos que poderiam ser evitados.

Segundo um estudo que realizamos na Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários.

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Esse é um grande problema a ser enfrentado pelas corporações e é perceptível para os funcionários. Uma pesquisa recente da Triad com 2000 pessoas mostra que 64% dos participantes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. O condutor de uma reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, deve seguir algumas técnicas que sugiro que aplique no seu ambiente de trabalho:
 
Estabeleça previamente os objetivos da reunião – Evite ao máximo convocar uma reunião de última hora! Para que ela seja produtiva, todos participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.
 
Convoque certoAnalise o motivo da reunião e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas ao invés de fazer número na sala de reunião.
 
Abra a reunião clarificando os objetivos – Inicie lendo o objetivo e a pauta da mesma. Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
 
Permaneça em pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu ajo dessa maneira. Isso me permite evitar conversas paralelas em função do meu posicionamento, observar os participantes e também me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
 
Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas a você. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
 
Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos.
 
Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.
 
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre o líder da equipe tem que ser o condutor do encontro. Ele pode delegar essa função para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Inclusive, essa é uma ótima oportunidade para que os , desde que tenham objetividade, foco, autocontrole, percepção aguçada e boa comunicação. Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.
 
 Christian Barbosa – Um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial. Autor dos livros A Tríade do Tempo – A Evolução da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus, e Você, Dona do Seu Tempo, pela Editora Gente. Sócio da Triad – empresa especializada em produtividade que presta consultoria, treinamento e oferece produtos diferenciados.  www.triadedotempo.com.br  e www.maistempo.com.br 

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Este artigo pertence ao Caminhando Junto Blog.
Plágio é crime e está previsto no artigo 184 do Código Penal.